Retrabalhos costumam acontecer por vários motivos, como falta de planejamento, estratégia equivocada ou erros individuais, por exemplo. As consequências também são inúmeras:
1 – Desperdício de tempo: é o primeiro impacto a ser percebido porque retrabalho consiste, basicamente, em refazer algo que deveria ter sido feito uma vez apenas. Ou seja, se gasta para realizar uma tarefa o mesmo tempo que deveria ser gasto para realizar duas.
2 – Queda na produtividade: segundo impacto percebido e consequência do primeiro, pois se você tem que executar a mesma tarefa duas vezes, esse tempo extra é retirado das outras atividades que também fazem parte da sua lista.
3 – Atraso nos...
[Leia mais]Retrabalhos costumam acontecer por vários motivos, como falta de planejamento, estratégia equivocada ou erros individuais, por exemplo. As consequências também são inúmeras:
1 – Desperdício de tempo: é o primeiro impacto a ser percebido porque retrabalho consiste, basicamente, em refazer algo que deveria ter sido feito uma vez apenas. Ou seja, se gasta para realizar uma tarefa o mesmo tempo que deveria ser gasto para realizar duas.
2 – Queda na produtividade: segundo impacto percebido e consequência do primeiro, pois se você tem que executar a mesma tarefa duas vezes, esse tempo extra é retirado das outras atividades que também fazem parte da sua lista.
3 – Atraso nos prazos: os planejamentos de prazos são feitos partindo do pressuposto de que cada atividade será completada do jeito certo na primeira vez. Por isso, quando a primeira vez não é suficiente, o resultado é o atraso.
4 – Queda da qualidade: quando algo teve que ser refeito, gerando atraso nas outras demandas, a primeira reação é correr com as próximas tarefas para recuperar o tempo perdido, mas “a pressa é inimiga da perfeição”, já dizia o ditado e isso aumenta o risco de que novos erros sejam cometidos, prejudicando a qualidade do resultado final e gerando um ciclo sem fim de retrabalho.
5 – Equipe sobrecarregada e desmotivada: não é possível “pausar” o fluxo de novas tarefas enquanto a você ou a equipe realiza uma atividade pela segunda vez, para corrigir os erros. A pressão para normalizar a situação é inevitável, o que acaba gerando estresse, desmotivação e perda do engajamento com a empresa.
Encontrando a solução
Muito bem, agora que já explicamos o que é o retrabalho e exemplificamos alguns dos seus efeitos para uma empresa, vamos falar de soluções. Para isso, conversamos com a analista da Unidade de Gestão Estratégica e Comunicação do Sebrae MS, Gabriela Corrêa, que nos mostra um caminho de soluções.
Para Gabriela, o retrabalho muitas vezes se dá por falta de melhoria contínua dos processos. “A empresa pode até possuir processos bem estruturados e documentados (na maioria das empresas são denominados POP – Procedimento Operacional Padrão). Porém a padronização deve ser revisitada frequentemente. Melhoria contínua é uma evolução incremental de um processo utilizando uma abordagem disciplinada para assegurar que o processo continue atingindo seus objetivos”.
Em resumo é fazer a coisa certa, no lugar certo, na hora certa, na quantidade certa, minimizando desperdícios, sendo flexível e aberto às mudanças e buscando reduzir o tempo entre o pedido e sua entrega ao cliente.
Gabriela ressalta que, juntamente com a melhoria contínua, a definição clara de papéis e responsabilidades que os funcionários desempenham das atividades da empresa é essencial para mitigação do retrabalho. “A lógica é simples: um funcionário deve ser capacitado para desempenhar várias funções dentro de um ou mais processos, e assim evitar desperdício de tempo e capital humano”, finaliza.
Créditos: Com informações do blog do Sebrae MS
